Pembelajaran Eksekusi dan Pengendalian Proyek

“The time for action is now. It’s never too late to do something.”
Antoine de Saint-Exupery

Bagaimana Cara Mengeksekusi dan Mengendalikan Proyek?

Sebenarnya sederhana: kerjakan sesuai dengan rencana. Rencana yang matang dapat mempermudah eksekusi proyek. Namun realita tidak sesederhana itu. Apalagi jika rencana masih setengah matang, maka kita harus memasaknya lagi sambil menjalankan proyek. Menurut PMI dalam PMBOK versi 4, eksekusi sebuah proyek melibatkan  8 proses, sedangkan pengendalian  melibatkan 10 proses.

But, enough theory. Aplikasinya jauh berbeda dari teori. Apalagi dengan kondisi perubahan ekstrim yang mempengaruhi proyek.

Rencana yang kami buat tidak diterima oleh sponsor. Itu sangat merusak morale dan motivasi bekerja saya secara pribadi. Beruntung saya masih punya tim yang sudah semakin mengerti satu sama lain. Tapi apa yang terjadi selanjutnya? Tim itu pun diubah secara sepihak. Tepat dua minggu setelah saya merasa down oleh hasil sebelumnya.

Huft.. but the execution must go on

Pada saat yang sama dengan eksekusi proyek, kami juga berfokus pada pembelajaran mengenai pengendalian perubahan proyek. Perubahan-perubahan yang terjadi harus tetap terintegrasi dari 9 aspek sebagaimana dalam Knowledge Area. Saya mempelajari terutama mengenai integrasi aspek lingkup, waktu, SDM, komunikasi dalam proyek.

Inisialisasi

Skenario berubah, saya dari awal mengira akan meng-eksekusi proyek yang telah kami rencanakan sebelumnya. Ternyata tidak. Rencana kami dihargai setengah lebih sedikit dari apa yang kami harapkan. Artinya adalah sebuah penolakan.

Masterplan proyek diambil alih kendali oleh fasilitator belajar kami. Eksekusi  proyek besar dibagi menjadi empat. Dilaksanakan dalam waktu kurang lebih sebulan, berarti seperempat proyek dikerjakan setiap minggunya. Kami tidak banyak berperan dalam perencanaan lingkup, waktu, dan SDM pada proyek besar karena akan dilaksanakan pengkondisian yang diharapkan dapat mendorong kami untuk mendapatkan pembelajaran yang diharapkan.

Desain seperempat proyek itu dirancang sebagaimana sebuah subproyek. Satu subproyek berjakan selama satu minggu. Tersedia dua kali pertemuan kelas setiap minggu-nya.

Subproyek pertama adalah membuat Spesifikasi Kebutuhan Sistem.

[Eksekusi Minggu 1] Subproyek Pembuatan SKPL

Karena fokus pembelajaran berubah pada eksekusi , kami (tim StepWise) mendapatkan penyempitan lingkup untuk mengerjakan proyek  terbatas pada modul kalender website MPTI Corner.

Dalam batasan waktu satu minggu, kami mengerjakan proyek ini dengan cukup lancar. Satu hari untuk pembuatan WBS dan pembagian tugas, satu hari untuk mendesain template SKPL, tiga hari untuk mengisi template SKPL yang sudah dibuat, dan satu hari untuk closing dan finishing.

WBS yang kami buat melingkupi aktivitas yang perlu dilakukan setiap minggunya. Kami tetap mempertahankan gaya WBS kami seperti seblumnya, yaitu juga berfokus pada proyek bukan hanya pada produk.

Kami mencoba mengumpulkan kebutuhan dengan metode wawancara. Kemudian kami mengelola data yang kami dapatkan, kemudian menginterpretasikannya ke dalam spesifikasi kebutuhan. Hasilnya adalah 18 halaman deskripsi kebutuhan modul kalender website MPTI Corner.

Saya mendapat giliran untuk menjadi pimpinan proyek kecil ini.

Pembelajaran : Peran sebagai manajer berbeda dengan peran sebagai pemimpin. Saya berpikir belum menjadi pemimpin yang baik, namun mungkin sudah cukup menjalankan peran sebagai manajer. Seorang manajer proyek bekerja lebih banyak pada awal, yaitu pada saat perencanaan, kemudian intensitas pekerjaannya menurun pada fase eksekusi, dan berfokus pada pengawasan dan pengendalian proyek.

Pekerjaan seorang manajer proyek tidaklah mudah. Manajer proyek mengelola tim, bukan mengelola benda mati. Setiap anggota tim memiliki karakternya masing-masing yang berbeda-beda. Di sini dibutuhkan karakter seorang pemimpin yang mampu menggerakkan, tidak hanya menyuruh. Mampu membangkitkan motivasi, bukan malah menghancurkannya. Mampu mengendalikan suasana dan membuat situasi bekerja yang kondusif.

Dalam perkembangannya, tim kami berkurang satu orang karena ada terkena masalah integritas akademik terkait dengan absensi kuliah.

[Eksekusi Minggu 2] Subproyek Konstruksi Modul

Minggu kedua saya mundur dari tanggung jawab sebagai manajer proyek. Sebenarnya pekerjaan saya tidak jauh berbeda, tapi bagian kontrol saya limpahkan pada Fatur. Saya memang merasa nyaman untuk berperan seperti seorang sekretaris yang banyak melakukan pekerjaan kesekretariatan di belakang layar, bahkan mungkin lebih banyak daripada pimpinannya. Tapi seorang pemimpin, harus lebih banyak melakukan hal-hal yang terkait strategi dan taktik, menjalin hubungan eksternal yang baik, dan mengkondisikan tim. Keduanya berada dalam situasi saling membutuhkan.

Dalam perkembangannya, salah satu anggota kami (Nandin) tidak bisa ikut face-to-face meeting karena sedang menangani sebuah proyek (real project) di Bandung. Saya mengalami kesulitan untuk berkomunikasi dengannya. Seringkali dia mengirim SMS dan IM, namun saya tidak bisa menjawabnya langsung karena kesulitan-kesulitan teknis.

Yera memberikan peran terbesar pada eksekusi minggu kedua karena sebelumnya pada perencaan dia ditunjuk sebagai desainer (sistem dan antarmuka). Hasil dari proyek ini adalah sebuah modul kalender sesuai dengan spesiifikasi kebutuhan.

Pembelajaran : Komunikasi adalah nafas dalam sebuah proyek. Jika tidak ada komunikasi, proyek bisa terancam mati.

[Eksekusi Minggu 3] Subproyek Integrasi 3 Modul

Saya dipindahkan ke tim lain. Peng-acakan itu dilakukan tepat saya sedang tidak masuk kelas. Jadinya saya tidak tahu kelompok baru saya segera dan terlambat dalam berkumpul dan mengerjakan berbagai hal. Dan gawatnya tim kami disidang minggu ini juga.

Untungnya tim baru saya itu adalah Goodjob. Tim yang berisi anggota yang rata-rata memiliki kemampuan bekerja dalam tim yang cukup bagus. Saya dapat melihatnya dari presentasi dan performance yang mereka tunjukkan sebelumnya.

Saya dan Lukas sebagai anggota pendatang harus segera menyesuaikan diri dengan karakter tim. Saya merasa belum dapat mengikuti ritme kerja dari Goodjob yang cepat dan ketat. Kami harus siap berkontribusi dengan apapun yang kami milik demi terapainya tujuan proyek dan tujuan tim.

Perbedaan sangat terlihat pada WBS yang dibut oleh tim Goodjob. WBS lebih banyak mencantumkan aktivitas yang berkaitan dengan development produk.

Jujur mood saya pada akhir-akhir ini sering drop. Saya jadi sering terlambat dan bolos kuliah. Memang tidak baik menyalahkan keadaan cuaca yang tidak kondusif, tapi sepertinya saya memang gampang terpengaruh dan terbawa kondisi dan suasana.

Dalam bab kebiasaan pertama : Menjadi Proaktif di buku fenomenal 7 Kebiasaan Manusia yang Efektif (7 Habits of Highly Effective People), masalah yang kita hadapi tidak lepas dari 3 hal :

  • Kendali langsung: diri kita sendiri
  • Kendali tak langsung: ornag lain
  • Tanpa kendali: cuaca, bencana alam

Kita adalah pemegang kendali langsung tentang semua yang kita lakukan dan berandil besar pada apa yang terjadi pada diri kita. Kita harus lebih fokus para Lingkaran Pengaruh (Circle of Influence) daripada Lingkaran Perhatian (Circle of Concern).

Pembelajaran : Saya tidak boleh menyalahkan cuaca atau orang lain mengenai kesalahan dan ketidakberesan yang terjadi. Saya harus lebih fokus kepada pembangunan solusi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada.

Proyek integrasi 3 modul berjalan cukup lancar karena ada pengkondisian teknologi yang kami lakukan. Meskipun saat sidang kami diberitahu bahwa pengkondisian itu bukan lah susuatu yang diharapkan, kami merasa cukup terbantu dengannya.

[Eksekusi Minggu 4] Subproyek Integrasi 9 Modul

Subproyek terakhir dari rangkaian eksekusi proyek pembangunan website MPTI Corner.

Proyek minggu ke-4 ini adalah mengintegrasikan 9 modul yang telah dibuat oleh 9 tim MPTI menjadi sebuah website MPTI-Corner yang utuh. Kondisi tim Goodjob masih cukup baik walaupun muncul isu-isu disintegrasi yang selalu terjadi dalam anggota tim maupun produk yang diintegrasikan.

Disintegrasi tidak terlalu parah mempengaruhi tim karena lingkup proyek yang cukup kecil. Tapi kami tidak boleh meremehkan hal yang kecil itu karena juga sangat penting bagi pembelajaran dan berdampak pada nilai yang akan kami bawa ke proyek nyata nantinya.

Kami bersepakat untuk menunjuk Hendro sebagai Manajer Proyek ke-4 karena dia sudah berpengalaman untuk menyelesaikan proyek website. Dia juga cukup mengetahui mengenai teknologi Joomla! yang kami gunakan, sehingga dalam waktu cepat dia bisa mengubah template desain, menjadikan tampilan website kami lebih bagus.

Belajar dari proyek ke-3 yang kami mendapat giliran sidang, kami mendapatkan banyak masukan berharga yang kami gunakan sebagai lesson learned pada proyek ke-4 ini. Kami sedikit meluaskan lingkup kerja kami dalam WBS, mencoba mengoptimalkan penggunaan potensi dari masing-masing tim. Kami bukan hanya harus berkontribusi, namun berkontribusi lebih baik dalam batasan waktu dan tekanan yang dialami akhir semester ini.

Proyek tidak berjalan semulus yang direncanakan. Pengerjaan proyek bertepatan dengan berbagai deadline Final Project yang dimiliki hampir seluruh anggota tim. Saya  harus benar-benar ketat membagi dan mengelola waktu yang tersedia agar semua tugas bisa diselesaikan dengan cukup baik. Saat dokumen ini ditulis, saya masih dalam proses multitasking pengerjaan tugas-tugas saya. Belum lagi tim Stepwise ternyata masih harus me-revisi Rencana Manajemen Proyek.

Penutupan

Setelah semua rangkaian perencanaan, pengendalian proyek selesai, kita perlu menutup proyek untuk menandakan selesainya proyek. Penutupan seharusnya dilakukan secara formal sebagai prosesi penyerahan produk akhir dan penandatanganan penerimaan produk dan kesepakatan lainnya.

About Arief Rakhman

Seorang Muslim, itulah identitasku, yang 12 lainnya hanya tambahan..

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Ikuti

Kirimkan setiap pos baru ke Kotak Masuk Anda.

Bergabunglah dengan 184 pengikut lainnya

%d blogger menyukai ini: